Construire une stratégie numérique responsable avec l'équipe de communication de la Métropole de Rennes

Mission

Dans le contexte de la loi REEN, la direction de la communication et de l'information de Rennes Métropole (Estelle Soleillant et Matthieu Delsaut, respectivement cheffe de projet innovation numérique et chef de projet études et développements) s'allie au centre culturel Les Champs Libres (Guillaume Rouan, chargé des médias numériques), pour définir une feuille de route Numérique Responsable.

La demande est motivée par une volonté sincère des membres du groupe de travail, de remettre du sens et de la cohérence dans les leviers concrets à actionner en lien avec le service public rendu par la métropole. Une demande d’évaluation quantitative des impacts environnementaux des services numériques accompagne celle de la feuille de route.

Notre proposition en 2 étapes

Notre proposition s’articule autour de 2 étapes :

• co-construire une vision et une feuille de route communes nous a semblé être la première étape (préciser le périmètre ciblé était de toutes les manières un préalable à l’évaluation quantitative demandée) ;
• une Analyse de Cycle de Vie (ACV) accompagnée de recommandations.

Étape 1: Co-construction d’une feuille de route Numérique Responsable

La première phase a été réalisée grâce à plusieurs ateliers.

Le premier atelier a permis de poser des bases du groupe de travail : faire connaissance, identifier le rôle et la complémentarité des membres du groupe de travail, s’aligner sur le périmètre et les objectifs qui les réunissent. Nous avons ainsi abordé les besoins pour ce faire, les indicateurs de réussite, et avons collectivement priorisé les objectifs suivants :

• Diagnostic environnemental : obtenir un bilan chiffré avant/après des outils de communication.
• Encapacitation générale : sensibilisation générale pour adhérer à une dynamique collective.
• Encapacitation pratique : production et diffusion d’un guide de bonnes pratiques, intégrant des clauses d’écoconception dans les cahiers des charges.
• Récit de communication : rendre transparent l’action publique et les choix auprès des citoyen-ne-s, des usagers, des publics, des gens, en valorisation les externalités positives des projets soutenables.
• Approche systémique : combiner avec d’autres indicateurs (audience + budget + bénéfice social).
• Création de communs : organisation et méthodologie de gouvernance, partage intra et extra territorial.

Le reste des ateliers consistait à identifier les parties prenantes, itérer sur les actions nécessaires, les prioriser et orchestrer sur une frise chronologique les principaux jalons de la feuille de route. Il nous est arrivé d’embarquer d’autres personnes dans les sessions, afin de mutualiser les efforts de sensibilisation et rendre les actions cohérentes avec les enjeux des parties prenantes.

A chaque atelier, l’idée n’était pas de dire au groupe de travail quelles actions lister exactement ni dans quel ordre, mais de créer les conditions et animer un processus qui leur permette de réunir non seulement leur connaissance du terrain, de leurs sujets, de leurs contraintes, et des acteurices de leur écosystème mais aussi leurs motivations pour les engager dans une coopération qui ait du sens à leurs yeux, et qui les mettent en mouvement. Cela a pris du temps puisque c’est un exercice qui a soulevé des réflexions hors de leurs habitudes quotidiennes.

Étape 2: Réalisation d’une Analyse de Cycle de Vie attributionnelle

L’objectif de l’Analyse de Cycle de Vie attributionnelle (ACV-a) était d’identifier les postes d’impacts environnementaux, de fixer des objectifs de réduction en conséquence, et de contribuer aux arbitrages des projets.

Les 2 objectifs d’évaluation qui en résultent sont :

• évaluer l’impact environnemental de la production, de l’administration et de l’usage des services numériques associés à l’activité de Communication au sein de Rennes Métropole pendant un an ;
• évaluer l’impact environnemental de la production, de l’administration et de l’usage d’une campagne de communication.

Pour ce faire, nous avons recueilli des données primaires pour les années 2022/2023, en tenant compte des éléments suivants :

• les équipements et services numériques utilisés par les équipes internes, les prestataires de services et les citoyens ;
• les différents « tiers» numériques : centres de données, réseaux et terminaux ;
• toutes les étapes des projets de communication numérique, y compris la conception et l’exploitation.

En fonction des usages et des pratiques des équipes, ainsi que de la disponibilité (ou non) de données facilement accessibles, Hubblo a développé quatre modèles pour évaluer les services numériques SaaS : streaming, réseaux sociaux, stockage et sites web.

Résultats et enseignements

Actions du groupe de travail

Le groupe composé d’Estelle, Matthieu et Guillaume est de ceux que nous avons grand plaisir à accompagner :

• une motivation authentique et commune d’être acteurices d’un changement qui ait du sens pour l’intérêt général ;
• une complémentarité des profils, des connaissances et des compétences ;
• une dynamique de coopération à l’œuvre entre 2 entités théoriquement disjointes (la Direction de la Communication et de l’Information de Rennes et Le centre culturel des Champs Libres), avec une participation et une écoute actives de chaque personne ;
• une curiosité constante, en quête de toujours monter en compétences pour créer des repères communs dans la compréhension des impacts du numérique ;
• un esprit d’équipe qui dépasse le groupe de travail, embarque d’autres parties prenantes, et tient à diffuser largement des communs ;
• et des rires partagés pendant le travail!

Ce sont typiquement les ingrédients que nous avons à cœur d’avoir dans une coopération. N’hésitez pas à consulter leur espace de coopération dédié à une communication numérique plus soutenable : ComNum Rennes. Il consolide à la fois de la documentation, leurs apprentissages et leurs réflexions qui dépassent le cadre strict de notre intervention.

La feuille de route a permis de clarifier une base commune d’intentions, d’objectifs, incluant les dépendances aux parties prenantes afin de proposer des phases prospectives tout en permettant d’intégrer de la flexibilité dans les jalons en fonction des contraintes du quotidien.

N’hésitez pas à consulter la page dédiée à leurs travaux sur la feuille de route.

L’une des avancées est la mise en ligne du nouveau site de la Métropole de Rennes [new website], qui se veut, en quelque sorte, le “manifeste” de leurs engagements en matière d’écoconception et d’inclusion.

Résultats de l’ACV-a

Évaluation des services numériques liés aux activités de communication

Cette étude a mis en évidence l’impact environnemental global des activités numériques au sein du service de communication de Rennes Métropole, en tenant compte de l’ensemble des critères environnementaux et du cycle de vie complet des équipements et des services. Elle a révélé la part prépondérante des services SaaS (réseaux et appareils) dans ces impacts, notamment en raison du visionnage massif de vidéos en haute définition par les internautes.

Plusieurs stratégies de réduction ont été proposées et leurs avantages évalués :

• réduire l’utilisation de la vidéo,
• limiter la durée de visionnage des vidéos,
• réduire la qualité d’image, et
• convertir une partie du catalogue du format vidéo au format podcast.

Des analyses excluant la vidéo ont également été menées, mettant en évidence les impacts liés aux appareils.

Dans ce contexte également, plusieurs stratégies de réduction ont été proposées et leurs avantages évalués :

• remettre en question les habitudes d’utilisation,
• promouvoir l’utilisation d’appareils à faible impact,
• favoriser l’allongement de la durée de vie des appareils, et
• éviter la multiplication des appareils.

Évaluation de l’impact environnemental d’une campagne de communication numérique (« Cet été à Rennes », 2023)

L’étude a mis en évidence l’impact environnemental global de la campagne, tous critères environnementaux confondus et sur l’ensemble du cycle de vie des équipements et des services. L’impact principal provenait des équipements/terminaux utilisés pour accéder aux services gérés en interne.

Des analyses plus approfondies ont révélé les impacts de l’affichage numérique déployé dans les espaces publics, ainsi que des réseaux sociaux. Les leviers de réduction liés aux « terminaux », identifiés à un niveau global, restent pertinents pour une campagne.

Après avoir réalisé une analyse du cycle de vie (ACV) des services numériques et des campagnes de communication, leur vision a profondément évolué. Cela permet au service de communication d’affiner sa feuille de route et de définir ses priorités.

Témoignage

“Au-delà de la prestation en elle-même, cette collaboration nous a permis de nous sensibiliser et de monter en compétence sur la méthodologie ACV. Une première marche de franchie vers une communication plus soutenable en phase avec nos valeurs de service public et d’intérêt général. Aujourd’hui, nous poursuivons notre progression, en gardant comme objectif de rendre ces résultats accessibles et mobilisables par les équipes, dans une démarche de biens communs."

Estelle Soleillant, Mathieu Delsaut and Guillaume Rouan.